Come risolvere problemi con il metodo dei 5 perché

Come risolvere problemi di diversa natura seguendo un singolo metodo affidabile? Kiichiro Toyoda, il fondatore della Toyota, per capire come risolvere problemi utilizzava un sistema da lui stesso ideato: il metodo dei 5 perché.

Non è possibile separare il processo di risoluzione di un problema dalla ricerca del perché delle cose. Prima di trovare un modo per risolvere il problema dobbiamo capirne la natura e l’origine. Nella stragrande maggioranza dei casi, quando non riusciamo a risolvere un problema, è perché non l’abbiamo compreso, non ne abbiamo identificato l’origine e quindi non ci stiamo facendo la domanda giusta. Se non ci facciamo la domanda giusta, è chiaro che non sarà possibile trovare la risposta. Una volta inquadrata la situazione correttamente, invece, la risposta verrà con relativa facilità e, nel caso fallissimo nel trovare come risolvere il problema, non sarà stato per mancanza di comprensione da parte nostra, ma perché il problema è effettivamente molto difficile da risolvere.

Una mappa per risolvere un problema

Poiché i problemi che ci troviamo davanti sono di natura molto diversa l’uno dall’altro, potremmo pensare che la loro risoluzione debba per forza passare da procedimenti molto diversi, ma così non è. La mappa per risolvere i problemi è pressappoco sempre la stessa.

In ogni tipo di problema da risolvere, la prima cosa che dobbiamo fare è identificare e descrivere il sintomo. Che cosa ci preoccupa? Che cosa ci impedisce di fare quello che vorremmo?

Un problema può avere sia una natura tecnica che personale, ma i problemi di natura tecnica possono manifestarsi con sintomi emotivi e viceversa. Anche se il problema è di natura tecnica il primo campanello d’allarme potrebbe essere un fastidio, o una tristezza, insomma la sensazione che qualcosa non va. In ogni caso, non possiamo fermarci a questo punto, perché l’emozione negativa che proviamo non è il vero problema, ma un segnale che ci fa sapere che qualcosa non sta andando come dovrebbe. Da lì bisogna scavare più a fondo per trovare quale sia davvero la radice del problema.

I 5 perché per risolvere problemi

Toyoda diceva che bisogna chiedersi “perché” cinque volte prima di riuscire a mettere a fuoco la vera fonte di un problema. Nella pratica potrebbero essere di più come di meno, il concetto è che non bisogna fermarsi alla prima risposta. Nell’esempio di prima, la sensazione negativa non è il problema, è il primo sintomo che attrae la nostra attenzione. Ma perché ci sentiamo arrabbiati? Perché ci sentiamo delusi? A volte la risposta è ovvia, altre volte non lo è, ma quella risposta, che identifica la causa di quella sensazione, ci permette di scendere un gradino più in profondità. Ma non basta.

Per quanto noi possiamo aver identificato la ragione della nostra sensazione, questo ancora potrebbe non identificare affatto il problema. Dobbiamo quindi chiederci perché una seconda volta: se abbiamo una cattiva sensazione a causa di un particolare evento, perché quell’evento si è verificato? Perché ci ha scosso a quel modo? Quale ne è la causa? Dobbiamo continuare a scendere sempre più in profondità e chiederci “perché” più e più volte, finché raggiungiamo la vera causa di tutto. A quel punto abbiamo una reale conoscenza dello stato delle cose e possiamo risolvere problemi.

Risolvere problemi: un esempio

Sei arrivato in ritardo al lavoro. Questo è un problema, ma se vuoi che non accada più devi capire che in realtà arrivare in ritardo è stato causato da un altro problema. Perché sei arrivato in ritardo? Perché la sveglia non ha suonato. Ma perché la sveglia non ha suonato? Perché si sono scaricate le batterie. Perché si sono scaricate le batterie? Perché la sveglia non ha un sistema di avviso che indichi che le batterie si stanno scaricando. Quindi la soluzione al problema “sono arrivato in ritardo al lavoro” è di comprare una sveglia che avvisi quando le batterie sono scariche o che si possa attaccare alla spina.

Quest’azione risolverà alla radice il problema di arrivare in ritardo, di dover correre al lavoro, di farsi riprendere dal proprio capo e magari di perdere una riunione importante.

È importante capire qual è la vera origine del problema per poterlo risolvere davvero. Risolvere problemi senza andare alla radice della questione porta a soluzioni posticce, che alla lunga non funzionano o che sono costose o poco affidabili. Ad esempio, potresti cercare di ricordarti di cambiare le batterie periodicamente. Al di là dello sforzo di doverti ricordare di una bazzecola del genere, rischierai di dimenticartene comunque. Oppure potresti avere una seconda sveglia di riserva, una soluzione ridondante e inutilmente complessa.

Come risolvere i problemi della vita

I problemi tecnici, che riguardano le cose, sono per certi versi più facili da risolvere, perché è più probabile che i nostri sentimenti e il nostro ego non si metteranno in mezzo impedendoci di riconoscere la realtà delle cose e di scendere più in profondità alla ricerca della radice del problema.

Risolvere problemi di natura personale ha la complicazione di dover affrontare emozioni difficili e a volte di dover riconoscere realtà che fanno male, ma segue lo stesso percorso attraverso il metodo dei 5 perché.

La domanda “perché?” ci ricorda che ogni cosa deve esistere per un motivo e mette in moto la nostra abilità analitica. Perché faccio questa cosa? Perché farla ha importanza? Perché mi comporto in un certo modo? Risolvere problemi significa non mettere sforzi in un’attività che non ha una ragion d’essere, significa imparare dai nostri errori e, a fronte di un iniziale impegno, significa renderci la vita più facile nel tempo.

Se vuoi saperne di più sul problem solving, leggi quest’articolo: Problem solving – l’arte di trovare al domanda