6 spunti per organizzare giornata, lavoro e vita

Organizzare la giornata è davvero l’unico modo per realizzare i nostri propositi. Visto che, ahimè, le cose non si fanno da sole!

Se non credi che sia necessario organizzare giornata e lavoro per utilizzare il tempo in maniera efficace, ripensaci. Secondo un sondaggio a cui hanno partecipato dirigenti aziendali, la disorganizzazione fa perdere almeno un’ora al giorno. La cosa che fa rimanere sbalorditi è che non ci rendiamo conto di questo tempo perso: svanisce tra le distrazioni e le cattive abitudini.

Ma alla fine dell’anno sono giornate intere di vita perse!

Considerato il tempo che personalmente perdo a cercare chiavi e occhiali non dubito per un istante la veridicità di questo risultato…

Ecco allora 6 rapidi consigli per organizzarsi meglio. Più un bonus, un classico che dovrebbe essere insegnato nelle scuole.

1. Usa una lista di cose da fare per organizzare la giornata

Organizzare la giornata richiede uno sforzo, ma sul lungo periodo i vantaggi di gran lunga superano i sacrifici.

Uno dei metodi migliori per organizzarsi è fare una lista delle cose da fare.

L’obiezione più comune che le persone fanno a questo suggerimento è “ma non si spreca un sacco di tempo a tenere questa lista ogni giorno?” La risposta è: molto meno rispetto al rimanere disorganizzati.

Porta con te una lista di cose da fare.

Scrivi le idee appena ti vengono in mente. La nostra mente perde traccia di pensieri, idee e piani se veniamo distratti, sovraccaricati di altre informazioni o ci stanchiamo. Lascia che sia un foglio di carta a fare lo sforzo così da non fare fatica a ricordare. La chiave per risultati superiori non è avere idee, tutti hanno un sacco di idee, ma realizzarle. Crea un sistema organizzativo per ogni aspetto della tua vita, un foglio, cartaceo o digitale, su cui inserire tutte le idee e i piani che hai per realizzarle.

2. La chiave per organizzarsi è la semplicità

Utilizza ciò che funziona per te e dimentica il resto. Se un metodo organizzativo non ti si adatta o è troppo complesso, prova un altro sistema.

Sentiamo tutti di avere una vita fin troppo complicata, ma con piccoli sforzi potremmo organizzare la giornata e renderla più semplice. Paradossalmente, le persone che più si lamentano di non aver tempo sono quelle che ne sprecano di più.

“L’organizzazione è la chiave per andare avanti nella vita e nella professione. Non puoi affrontare l’oggi se ieri ti sta ancora guardando in faccia.” – Sandee Corshen

La disorganizzazione aumenta la complessità e il caos contro cui devi lottare.

Le persone disorganizzate sono inefficienti perché devono spendere tempo extra a replicare azioni già fatte e girare in tondo. Devono chiamare la banca per farsi fare il duplicato del documento che hanno perso, devono correre al supermercato all’ultimo minuto per comprare un regalo dimenticato e passare interi quarti d’ora a cercare ciò che non trovano.

Trova un sistema organizzativo semplice che funzioni per te.

3. Non vivere nello scompiglio e nella confusione

Come puoi sistemare la tua vita e il tuo lavoro se non riesci neppure a sistemare la tua scrivania?

Il disordine è nemico dell’efficienza. Periodicamente, liberati di tutto ciò che non serve più o riponilo in cartelle organizzate. La regola generica è: se non hai guardato una cosa per oltre un anno, la puoi buttare. Le eccezioni sono documenti bancari, bollette e in generale documenti burocratici e finanziari, che è meglio conservare per sette anni.

La confusione ostacola la concentrazione e ti rende più ansioso perché ti butta addosso tutte le incombenze in una volta e ti ruba spazio per lavorare bene. Fai una scelta consapevole su dove mettere le cose e poi ripeti l’operazione finché non diventa automatica. La prossima volta che non ti ricorderai dove hai messo qualcosa, sarà dove la metti sempre! Non lasciare le cose in giro, metti subito via i vestiti nel cassetto e se la carta da buttare sta straripando portala nel bidone per la raccolta.

4. Guarda l’agenda e controlla il flusso delle informazioni

Esistono una miriade di soluzioni per aiutarti a non dover tenere a mente appuntamenti e scadenze. Uno dei più diffusi è Google Calendar. Questi strumenti ti possono servire anche a organizzare la giornata e non perdere la nozione del tempo.

Se non hai bisogno di sistemi organizzativi complessi, puoi la sera prima scrivere su un foglio la lista delle cose da fare per il giorno dopo, ma poi questa lista deve essere messa in un luogo ben visibile, dove non la puoi dimenticare. Puoi portarti dietro una piccola agenda, oppure utilizzare un’applicazione sul tuo smartphone, basta che sia in un posto dove la guardi.

Le informazioni irrilevanti fanno perdere un sacco di tempo, ma le informazioni rilevanti che sono state male organizzate fanno perdere altrettante ore. Organizzare le informazioni utili correttamente ne aumenta il valore.

Tieni d’occhio il tempo speso a controllare le e-mail e a rispondere al telefono. Usa risposte precompilate quando puoi e non rispondere subito se non è importante.

5. Fermati e prendi possesso del tempo

Organizzare la giornata, pur comportando un impegno, è un modo semplice per prendere possesso del tuo tempo.

Una delle più grandi soddisfazioni della vita viene dal fare le cose sapendo di averci messo tutto l’impegno possibile. Se hai problemi a organizzarti, se vuoi migliorare la tua capacità di pensare e fare le cose, ricorda che c’è solo una soluzione: prenditi il tempo di pensare e fai le cose in ordine d’importanza.

Non farti prendere dall’ansia. Il punto è organizzarti, se ti agiti a che serve?

Decidi di dedicare uno specifico momento della giornata a organizzare il giorno e la settimana seguenti.

Il segreto per liberarsi dall’ansia di non avere tempo non sta nel lavorare più ore, ma nel pianificare le ore. Fai le cose più importanti quando hai più energie, alterna tra un compito e l’altro e premiati quando mantieni i tuoi propositi.

6) Sii consapevole della differenza tra una cosa urgente e una cosa importante

Le cose urgenti sono quelle che devono essere fatte entro una scadenza precisa che si sta avvicinando. Non fare le cose urgenti crea problemi, ma in sé stesse non sono necessariamente importanti.

Viceversa, le cose importanti spesso non hanno una scadenza, ma possono fare la differenza nel tempo. Ad esempio, leggere per acquisire nuove informazioni non è urgente, ma è importante.

Quando organizzi la tua giornata devi tenere conto di queste differenze. Fai ciò che devi, ma anche ciò che è importante.

Le attività che non sono né importanti né urgenti, e che potremmo definire “inutili”, spesso sono attività in cui indulgiamo comunque perché rappresentano una distrazione e uno sfogo, dal giocare al computer, al guardarci una serie tv. Queste attività possono rubare fin troppo tempo ad attività più produttive, ma hanno un ruolo se utilizzate come premi dopo aver fatto ciò che era urgente e utile. In questa veste, devono entrare nella nostra organizzazione della giornata.

L’idea di suddividere tra attività utili e urgenti viene da Eisenhower, che utilizzava una matrice per visualizzare i vari tipi di attività.

Organizzare la giornata con la matrice di Eisenhower

Eisenhower, uno dei più famosi presidenti americani, seguiva uno schema specifico non solo per organizzare il tempo, ma anche per determinare l’importanza di ciascuna azione. Oggi è conosciuta come “la matrice di Eisenhower”.

Nell’immenso universo di cosa potete fare nella vostra giornata, ci sono cose più importanti di altre e cose più urgenti di altre e, a seconda delle combinazioni, ciascuna deve essere affrontata diversamente.

Se una cosa è sia importante che urgente: falla subito!

Queste sono le cose su cui non bisogna procrastinare. Quelle cose che, non importa ti risultano difficili o non ti piacciono, devono essere fatte il prima possibile. Senza queste, tutto il resto crolla come un castello di carte.

Questi compiti devono essere portati a termine prima di tutti gli altri, devono essere in cima alla vostra lista ed essere affrontati a mente fresca.

Se una cosa è importante, ma non urgente: pianificala e ritaglia del tempo per farla

Non aspettare di avere urgenza di fare le cose.

Se una cosa è importante, programmala all’interno della tua giornata. Il più grande vantaggio che hanno le persone disciplinate e organizzate è quello di sapersi ritagliare il tempo per fare cose che, pur non essendo urgenti, saranno nel tempo importanti per la loro crescita personale e professionale.

Ad esempio, leggere libri per informarsi e studiare un certo argomento potrebbe non essere urgente. Potresti non avere niente e nessuno che ti corre dietro, potresti non farlo affatto, ma è importante per il tuo futuro e potrebbe un giorno aprirti molte porte.

Dunque non aspettare di avere quell’urgenza specifica, pianifica di fare anche ciò che è semplicemente importante.

Se una cosa è urgente, ma non importante: delega

Tipicamente, le persone non fanno le cose importanti perché si perdono nelle cose urgenti. Si perdono nelle tante minuzie della vita che potrebbero essere delegate ad altri con poco sforzo.

Tutte le attività che hanno una scadenza, ma sono ripetitive e non devono per forza essere svolte da te possono essere delegate. Pagare qualcuno che faccia per te le azioni urgenti ma non importanti è un ottimo investimento da fare non appena la vostra situazione economica lo permette.

Delegare ti permette di liberare tempo che puoi così impiegare per fare cose importanti.

Se una cosa non è né urgente, né importante: eliminala

Queste sono attività inutili, quelle in cui spesso indulgiamo a causa della procrastinazione.

Non significa che tu non debba prenderti del tempo libero, ma che lo devi fare in maniera deliberata. Andare a passeggiare per un’ora con il cane può essere un’attività importante, perché ti permette di rilassarti dopo una giornata di lavoro e dedicare del tempo al tuo benessere. Diventa però un’azione inutile se la usi come scusa per non metterti al lavoro, perché non diminuirà i tuoi livelli di stress, né contribuirà al tuo benessere psicologico, ma rappresenterà solo un modo per scappare dalle cose importanti e procrastinare.

Alcune persone si lamentano che organizzare la giornata è troppo complicato e finisce per diventare un altro lavoro. La verità è che sì, organizzarsi richiede uno sforzo e cambiare abitudini costa fatica, ma nel tempo non ti pentirai di averlo fatto. È un investimento che fai su te stesso e il tuo futuro.

Contrariamente a ciò che molte persone pensano, essere organizzati significa liberare tempo ed energie, che è il contrario del castrare la propria personalità.

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Non tutti nascono con il gene dell’organizzazione. Per molti, il luogo più naturale non è l’ordine, ma il caos. Molte persone temono segretamente che introdurre organizzazione e ordine al loro modo di fare danneggerà la loro creatività e la loro spontaneità. Questo modo di vedere le cose, molto diffuso per altro, non ha in realtà una base razionale. 
Se ci pensate con attenzione, è vero che l’organizzazione è di per sé un’attività che prende tempo ed energie, ma questo a vantaggio di permettervi di imparare come organizzare la giornata e concentrare le vostre energie e il vostro tempo in attività utili e produttive, che queste siano attività di studio, attività meccaniche o attività creative.

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