Ordine e caos in azienda – Come mantenere l’equilibrio

Ordine e caos sono concetti che si applicano alla realtà pratica di aziende e organizzazioni in generale. Ordine e caos sono le due forze in equilibrio tra il riuscire ad organizzarsi e il riuscire a fare cose nuove.

Non è il modo tradizionale di analizzare la vita aziendale, ma proprio per questo è utile, perché permette di uscire dai soliti schemi e analizzare un’organizzazione secondo i suoi principi primi, andando all’essenza delle cose.

Ci sono forze che spingono un’organizzazione verso l’ordine e altre forze che la spingono verso il caos. È l’equilibrio tra le forze dell’ordine e le forze del caos a portare i migliori risultati, permettendo l’innovazione, la flessibilità e il cambiamento all’interno di una struttura che mantiene produttività e performance.

Queste forze vanno al di là della volontà del singolo individuo. Chi lavora in un’organizzazione ha difficoltà a cambiare una situazione di disequilibrio, ma è comunque vantaggioso capire perché si creano situazioni di disequilibrio.

Ordine e caos in una start-up

Quando un’azienda è ancora in start-up la quantità di caos è molto alta. Inevitabilmente, un’organizzazione giovane non si è ancora organizzata e deve per forza di cose essere estremamente flessibile e adattabile, entrambe condizioni impossibili in presenza di processi interni troppo stringenti. Nelle start-up la burocrazia è scarsa, quasi inesistente, l’organizzazione è piatta, anche perché tutti conoscono tutti, e non ci sono complessi sistemi di controllo, uffici vari e processi predefiniti. Esiste solo la necessità di sopravvivere alla competizione di aziende affermate e a saper rimediare ai propri errori in fretta, modificando in corso d’opera la propria strategia e cercano la ricetta giusta nel più breve tempo possibile.

L’equilibrio tra caos e ordine nelle start-up è sbilanciato verso il caos: l’immaturità dell’organizzazione, il fatto che l’azienda stessa non conosca ancora quali saranno esattamente le soluzioni vincenti e le piccole dimensioni spingono l’equilibrio verso il caos.

Le start-up sono spesso poco produttive, proprio perché non hanno ancora trovato la loro strada. Man mano che questo accade, si sviluppano processi e sistemi organizzativi che ne aumentano l’ordine e la produttività.

Equilibrio tra ordine e caos

L’equilibrio tra ordine e caos ha un punto ottimale quando la quantità di ordine è sufficiente per rendere i processi stabili ed efficaci, ma c’è sufficiente caos da permettere innovazione e flessibilità. Questo momento viene raggiunto da aziende diverse in modi diversi, ma raramente viene mantenuto nel tempo. L’ottimale equilibrio tra ordine e caos in un’azienda è fugace.

Lo schema mostra l’andamento della produttività (asse y) in relazione all’aumentare dell’ordine del sistema (asse x).

Un’organizzazione giovane trova in un aumento dell’ordine anche un aumento della produttività. Ogni organizzazione tende verso l’ordine. Purtroppo, oltre a un certo punto, l’aumento dell’ordine fa diminuire la produttività, perché troppo ordine ostacola l’azione e il fluire delle idee. In una situazione ipotetica di perfetto ordine non accade nulla, mentre in una situazione ipotetica di perfetto caos accadono così tante cose in direzioni contrapposte che i risultati si annullano a vicenda. La maggiore produttività si ottiene quando c’è abbastanza ordine da dare direzionalità e organizzazione agli sforzi, ma abbastanza caos da permettere libertà di movimento.

Ordine e caos in un’azienda matura

Inizialmente un aumento dell’ordine aumenta la produttività. Così, le aziende tendono ad organizzarsi sempre di più. Inizialmente questo porta a benefici e insegna all’azienda a creare processi, sistemi di controllo e gerarchie interne. La conseguenza è che l’azienda continuerà a spingere nella direzione dell’ordine anche passato il punto ottimale di equilibrio tra ordine e caos e comincerà così a diventare eccessivamente burocratica, con una gerarchia troppo complessa e piramidale, in cui l’azione è ostacolata da processi interni lunghe e laboriosi.

Questo è quello che naturalmente accade man mano che le aziende maturano e diventano più avverse al rischio. È la regola, non l’eccezione. Tanto più un’azienda è grande e matura tanto più tende a essere conservativa, statica, burocratica e gerarchica. Le innovazioni sono quasi tutte il frutto di aziende in fase di start-up, dove la creatività è non solo possibile ma necessaria, mentre le aziende mature tendono a fare miglioramenti piccoli e di tipo graduale. Le start-up sprecano risorse per eccesso di caos, le aziende affermate sono inefficienti per eccesso di ordine.

L’eccesso di ordine e l’avversione al rischio

Man mano che un’organizzazione si afferma, diventa sempre più forte la tendenza a difendere ciò che si è conquistato anziché prendersi nuovi rischi andando a cercare di conquistare qualcosa di nuovo. Il risultato è una forte avversione al rischio, che si traduce nello spostamento dell’equilibrio tra ordine e caos a favore dell’ordine.

Chiunque abbia lavorato in una grande organizzazione ha avuto esperienza diretta di cosa succede quando c’è un eccesso di burocrazia e processi inutilmente lunghi e laboriosi che impediscono di fare le cose. Queste sono tutte conseguenze dell’estrema avversione al rischio che domina le organizzazioni più statiche. Nella pratica, la tipica situazione in cui i dipendenti si trovano è dover lavorare per metà del tempo a riempire scartoffie e a seguire regole inutili che servono più a fare in modo che nessuno si debba prendere alcuna responsabilità che a fare qualcosa di realmente produttivo.

In molte organizzazioni l’errore viene punito molto di più di quanto non venga punita l’inazione. Ma poiché l’innovazione comporta rischi maggiori e dunque una probabilità maggiore di errori, l’organizzazione di fatto finisce per punire l’innovazione a favore dell’immobilismo.

Come mantenere il caos

Man mano che un’organizzazione cresce tende naturalmente a uno stato di disequilibrio tra ordine e caos a favore del primo. Cosa si può fare dunque per far sì che l’innovazione sia una realtà e non solo una bella parola su cui fare discorsi alle conferenze?

Bisogna fare in modo che ci sia una forza che si opponga alla naturale tendenza delle organizzazioni di diventare avverse al rischio, di diventare eccessivamente burocratiche e di creare gerarchie troppo rigide.

Conferenze, coaching e discorsi motivazionali non servono a nulla se non esiste una forza reale che si contrappone all’ordine. Esistono solo due forze in grado di mantenere un equilibrio tra ordine e caos in un’organizzazione matura: le crisi e il leader.

Le crisi

Forze esterne che mettono pressione sull’organizzazione e che ne rivelano le debolezze impongono all’organizzazione di continuare a cambiare e a reinventarsi.

Esistono molti esempi di aziende rinomate che non sono state in grado di superare momenti di grande cambiamento nel loro settore, sono andare in crisi e sono scomparse o si sono ridimensionate. Le crisi sono un rischio esistenziale. Proprio per questo, rappresentano una forza notevole, in grado di contrapporsi alle forze che tendono all’ordine, per mantenere alto il livello di innovazione e di cambiamento.

C’è una ragione se le organizzazioni tendono naturalmente a irrigidirsi e cercare in ogni modo di non innovare: il cambiamento è doloroso. Comporta il prendersi dei rischi, il mettere in gioco ciò che si è conquistato in passato, spesso impone il passare attraverso fallimenti e potrebbe sfociare in un’auto-cannibalizzazione. Le crisi, con la loro minaccia esistenziale, forzano un’organizzazione ad affrontare tutti questi problemi. Sono le difficoltà, una volta superate, a rendere un’organizzazione più forte.

Il leader

Ci sono persone in grado per natura di infondere innovazione, spinta verso il futuro e creazione caotica. Quando una persona di questo tipo è in una posizione di leadership, sarà lei a impedire all’organizzazione di diventare troppo rigida e a mantenere un buon equilibrio tra ordine e caos.

Non tutti i leader hanno questa abilità. In effetti, sono un’eccezione, non la regola. Steve Jobs e Elon Musk sono gli esempi più famosi di leader in grado di continuare a spingere la loro organizzazione verso il caos creativo anche quando l’azienda ha superato da tempo la fase di start-up.

Un leader di questo tipo deve avere la visione, il coraggio, lo spirito creativo, ma anche il controllo e il potere decisionale, per poter infondere una spinta opposta a quella tendente all’ordine che avviene naturalmente. Così, l’azienda si mantiene innovativa e flessibile nonostante le sue dimensioni.

L’equilibrio tra caos e ordine è un gioco sottile tra forze contrapposte in cui il risultato migliore si ottiene quando l’una diventa funzionale all’altra ed entrambe vengono mantenute in equilibrio nel tempo da forti incentivi che modulano il comportamento delle persone.