Organizzare il proprio tempo

Perché bisogna imparare a gestire il tempo

Il tempo è il bene più prezioso. È l’unico bene che non si può comprare, l’imprenditore di successo come la persona che lotta per arrivare a fine mese hanno entrambe le stesse 24 ore al giorno a disposizione. Non importa che lavoro facciate, se avete un’azienda, se siete liberi professionisti o dipendenti di una multinazionale, il tempo a vostra disposizione è uguale a quello di tutti gli altri. Dunque che cosa fa la differenza? Semplice, l’uso che facciamo del tempo. In continuazione sentiamo persone lamentarsi di non avere tempo e noi stessi siamo magari consapevoli di non ottimizzare il tempo al meglio, di non saper organizzare la giornata, di sprecare tempo in occupazioni di scarsa importanza per poi scoprirci in ritardo, a dover lavorare il triplo per raggiungere una scadenza. Tutti hanno poco tempo e tutti vogliono risparmiare tempo, in particolare chi è un professionista o un imprenditore. La scarsa ottimizzazione del tempo ha ripercussioni non solo sulla vita lavorativa, sull’efficacia che abbiamo nel dirigere un’attività, ma anche nella vita personale e, in definitiva, sulla capacità di raggiungere il successo e i traguardi che ci siamo posti.

InBreve vi dà a disposizione uno strumento per risparmiare tempo senza perdere di efficacia. Leggere un MiniBook in 15 minuti dove sono riassunti i concetti chiave significa risparmiare sei-sette ore, il tempo che impieghereste per leggere tutto il libro dovendo andare a spulciare voi stessi tra le righe i concetti importanti. Noi non facciamo altro che facilitare e preparare il lavoro.

Riteniamo questo un grande valore aggiunto. L’importanza del tempo è sottovalutata da tanti. Si dice che le persone di successo sono quelle le più consapevoli del valore del loro tempo e sono dunque quelle che investono meglio il loro tempo. Se ci pensate, al di là della situazione sociale, economica e personale di ciascuno, il tempo è l’unica cosa che viene concessa equamente a ogni essere umano. Tutti abbiamo 24 ore al giorno a disposizione. In un certo senso, il tempo è gratuito. Viviamo, dunque abbiamo tempo. Forse è per questo che le persone ne sprecano così tanto. Non pagando il tempo in con denaro sonante non abbiamo la percezione della sua importanza. Cambiare questo modo di pensare è un passo fondamentale per ottenere risultati nella vita ed essere soddisfatti. D’altronde, a volte si incontrano persone di mezza età che improvvisamente cambiano vita. Lo fanno perché si sono rese conto che non stavano utilizzando al meglio il loro tempo.

Altro concetto di fondamentale importanza è la consapevolezza della scelta. Quante volte voi stessi avete detto “non ho tempo”? Quante volte l’avete sentito dire da altri? “Vorrei andare in palestra, ma non ho tempo”, “vorrei leggere di più ma non ho tempo”, “vorrei stare di più con i miei figli, ma non ho tempo”, “vorrei aggiornarmi sul lavoro, ma non ho tempo”. Sono scuse. Se lo dite, state mentendo a voi stessi. Il tempo è una scelta. Tutti abbiamo 24 ore al giorno a disposizione, ognuno sceglie come utilizzare quelle 24 ore. Ovviamente, nessuno ha il tempo per fare tutto, dunque ognuno sceglie cosa fare e cosa non fare. È difficile trovare una persona che non ha la possibilità di scegliere come utilizzare anche solo mezz’ora al giorno del proprio tempo, e in questi casi, quando davvero una persona non ha la libertà di scelta su nessun momento della sua giornata, il problema è ben più profondo dell’ottimizzazione del tempo. Una persona che non ha libertà di scelta su nessun momento della sua giornata è schiava di ciò che gli sta intorno, è una persona che non vive e ha problemi esistenziali ben più gravi che trovare il successo e realizzare i suoi sogni. Per tutti gli altri, la stragrande maggioranza delle persone, c’è sempre la possibilità di scegliere come utilizzare, se non tutto il nostro tempo, almeno una buona fetta. Raccontare quindi a noi stessi che “non abbiamo tempo” ci porta a non vedere la verità, cioè che il non avere il tempo di fare una cosa dipende dal fatto che abbiamo scelto di utilizzare quel tempo in un modo diverso. Non abbiamo il tempo per leggere perché abbiamo scelto di guardare la televisione, non abbiamo il tempo per aggiornarci sul lavoro perché preferiamo stare con i nostri figli, non abbiamo tempo per stare con i nostri figli perché preferiamo lavorare fino alle 11 di sera. Attenzione, ogni scelta è legittima. È il nostro tempo, è la nostra vita, per cui ogni scelta è legittima, purché sia una scelta consapevole. Altrimenti, si rischia di rinunciare a fare cose che possono cambiarci la vita in meglio solo perché non siamo consapevoli che è in effetti possibile. Basterebbe fare scelte diverse su come usare il nostro tempo. Anche quando dobbiamo scegliere tra due cose a cui teniamo molto, l’essere consapevoli della scelta ci porterà a vivere la rinuncia con più serenità, sapendo per che cosa abbiamo rinunciato.

Come organizzarsi?

Secondo il Reader’s Digest l’adulto medio perde 16 ore all’anno a cercare le chiavi della macchina. Un articolo di Business Marketing riporta che la disorganizzazione fa sprecare un’ora al giorno. Se ci fermiamo un istante ad analizzare la nostra giornata, questi non sono numeri che stupiscono. Ci sono persone che buttano via ben più di un’ora al giorno e spesso sono proprio quelle che dicono di non avere tempo. Se ci pensate è logico, le stesse persone che buttano via gran parte del loro tempo sono anche le meno consapevoli dell’uso che fanno del tempo.

Molto del tempo che “non abbiamo” ci sfugge tra le pieghe della cattiva organizzazione, delle distrazioni, delle conseguenze di cattive abitudini. Investire al meglio ciò che si ha a disposizione, il proprio tempo e le proprie energie, significa concludere il lavoro prima, aumentare la propria produttività e avere più tempo da dedicare ad attività fruttuose e piacevoli.

Nonostante fissare una tabella di marcia, darsi degli obiettivi giornalieri precisi e delle priorità siano metodi semplici ed efficaci per diventare più produttivi, gli studi dimostrano che più della metà delle persone non pianifica. Non è un problema di mancanza di volontà o di capacità, quello che manca è l’abitudine e la costanza nel cercare un sistema organizzativo che funzioni per noi. Bisogna infatti tenere sempre a mente che ognuno è diverso, e un insieme di abitudini che funziona con una persona può fallire con un altra. Quando non siamo in grado di mettere in pratica un’abitudine, non ha molto senso punire noi stessi dicendoci che siamo pigri e incapaci di organizzarci, piuttosto dobbiamo cercare un sistema diverso che per noi funziona. Se sappiamo che tendiamo a distrarci con lo smartphone, prima di metterci al lavoro prendiamo lo smartphone, mettiamolo su silenzioso e appoggiamolo lontano dalla vista e dalla portata della nostra mano, magari in un’altra stanza. Ci sono persone che non hanno questo problema, ma magari non riescono a stare sedute su una scrivania al chiuso per troppo tempo. Allora quando è possibile possono andare fuori a sedersi su una panchina al sole e sfruttano lo smartphone per svolgere determinati lavori. Quello che funzionerebbe per uno, non funzionerebbe per un altro. Trovare la propria organizzazione giornaliera è una ricerca sottovalutata ma fondamentale, soprattutto per chi non lavora sotto a un capo che detta tempi e scadenze. Avere in mente un progetto a lungo termine non basta, dovete pianificare la giornata, così da darvi scadenze semplici e brevi. Che sia in forma cartacea o elettronica poco importa, purché l’elenco delle attività quotidiane sia per iscritto e messo in bella vista. L’elenco può essere impostato a scadenze orarie o a scadenze più lunghe a seconda delle esigenze, ma tenete a mente che le scadenze più brevi sono più facili da rispettare. Se avete tutta la giornata a disposizione per svolgere un compito, vi prenderete tutta la giornata per portarlo a termine, se vi ponete un limite temporale, vi impegnerete per finire nel tempo stabilito. Progetti impegnativi sembrano ostici se affrontati tutti in una volta, ma spaventano meno se suddivisi in piccoli moduli da lavorare uno alla volta.

Scegliete il sistema organizzativo che vi è più congeniale, che tenga conto dei vostri livelli di attenzione lungo la giornata prevedendo compiti impegnativi quando siete più freschi, un sistema che non diventi esso stesso un lavoro: le soluzioni semplici sono le soluzioni migliori. Bisogna anche metterci un po’ di furbizia e di buon senso. Se avete pianificato la giornata in un certo modo ma sovviene un’urgenza che non avevate previsto, dovete saper essere elastici e dare priorità all’urgenza imprevista. Se avete un compito prioritario, partite da quello. Molte persone fanno l’errore di partire dai compiti meno importanti per “toglierseli di mezzo” e finiscono per buttare tempo in questioni di poca importanza arrivando poi a fine giornata ormai stanchi e con poco tempo per fare la cosa più importante di tutte.

Bisogna essere intelligenti e saper dire di no ed essere consapevoli delle priorità. Se dite di sì a ogni richiesta non avrete più tempo per voi stessi e per portare avanti ciò che per voi è importante. Questo atteggiamento vi aiuterà a essere padroni del vostro tempo e a equilibrare il tempo speso sul lavoro con il tempo speso in famiglia. A volte non c’è tempo sia per il lavoro che per la famiglia. Allora fate la vostra scelta. Il tempo più produttivo non è necessariamente quello passato a lavorare.

Superare le dilazioni e i temporaggiamenti è di fondamentale importanza per sfruttare il tempo al meglio. Procrastinare porta a mancare le scadenze e a rimbalzare da un’incombenza a un’altra senza portare nulla a compimento. Dandosi precise scadenze, mettendole per iscritto, dandosi delle priorità, si diventa più disciplinati nell’affrontare anche compiti spiacevoli o di routine. Posto che ognuno deve trovare i metodi che più si adattano alle sue esigenze, vi diamo alcuni spunti:

  • Pensate alla soddisfazione di concludere il lavoro e a quanto stress risparmierete a voi stessi e ai vostri colleghi completando il lavoro per tempo.
  • La sera prima fate una lista di sei cose da fare per il giorno dopo. Poi numerate la lista partendo dal compito più importante o urgente. Il giorno dopo partite dal compito numero 1 e passate al numero 2 solo quando lo avete portato a termine. I compiti che non riuscirete a terminare quel giorno erano i compiti meno importanti e urgenti, che potranno saltare al giorno successivo.
  • Se vi annoiate o siete a corto di idee, alternate il compito logorante con un altro più piacevole o più facile.
  • Premiatevi ogni volta che soddisfate una scadenza con una pausa caffè, controllando la posta o sgranchendovi le gambe.
  • Spezzate un progetto complesso in piccoli segmenti.
  • Mirate a un lavoro ben fatto senza pretendere la perfezione.
  • Se possibile, delegate i lavori di routine che vi stancano o vi annoiano inutilmente a dipendenti o a un’azienda esterna.

Due parole sul multitasking

Il multitasking è un concetto che affascina perché a tutti piace l’idea di fare più cose allo stesso tempo per fare prima. Il multitasking è anche un’illusione. Salvo casi particolari, il multitasking porta a perdere tempo, non a guadagnarlo. Ad esempio, se avete messo su l’acqua della pasta, nell’attesa che si metta a bollire potete rispondere a una email, dopo aver buttato la pasta avete cinque minuti per rispondere a una seconda mail. Questa è un’ottimizzazione del tempo che ha un senso, ma il multitasking vero e proprio, quello in cui fate più cose contemporaneamente saltando dall’una all’altra è controproducente. La ragione di questo sta nel come il nostro cervello funziona. Ogni volta che cambiate compito il vostro cervello deve riformulare i propri schemi e riadattarsi, cosa che comporta un investimento in tempo ed energie. Concentrandovi su un unico compito e passando al successivo solo quando il primo è portato a termine ottimizzate le vostre energie, saltando da un’attività all’altra vedrete parte delle vostre energie sprecate nei passaggi.

Non ci credete? Fate un esperimento. Scrivete il numero 1, poi il numero in caratteri romani (I), poi la prima lettera dell’alfabeto (a), poi scrivete il numero 2, lo stesso in caratteri romani (II) e la seconda lettera dell’alfabeto (b), poi il numero 3 e così via fino al 20. Cronometratevi e vedete quanto ci impiegate. Adesso cronometratevi mentre scrivete i numeri dall’uno al venti tutti di seguito, poi i numeri romani dall’uno al venti tutti di seguito e infine le prime venti lettere dell’alfabeto sempre di seguito. Guardate il risultato sul cronometro del vostro cellulare e da domani lasciate stare il multitasking.

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