Gestione del tempo: come fare quello vuoi davvero

Il tempo è il bene più prezioso. Dalla vostra gestione del tempo dipende il vostro futuro.

È l’unico bene che non si può comprare: l’imprenditore di successo come la persona che lotta per arrivare a fine mese hanno entrambe le stesse 24 ore al giorno a disposizione. La gestione del tempo è ugualmente importante.

Se il tempo a vostra disposizione è uguale a quello di tutti gli altri, che cosa fa la differenza? Semplice, l’uso che facciamo del tempo.

Le persone si lamentano di non avere tempo e noi stessi siamo magari colpevoli di non ottimizzare il nostro tempo, di non saperci organizzare, di sprecare tempo in occupazioni di scarsa importanza per poi scoprirci in ritardo e dover lavorare il triplo per raggiungere una scadenza.

La cattiva gestione del tempo ha ripercussioni non solo sulla vita lavorativa, sull’efficacia che abbiamo nel dirigere un’attività, ma anche nella vita personale e, in definitiva, sulla capacità di raggiungere il successo e i traguardi che ci siamo posti.

Perché la gestione del tempo è sottovalutata

Si dice che le persone di successo sono le più consapevoli del valore del loro tempo e sono dunque quelle che investono meglio il loro tempo.

Ma se è così importante, perché ne sprechiamo così tanto? Perché, in un certo senso, il tempo è gratuito. Viviamo, dunque abbiamo tempo.

Non pagando il tempo con denaro sonante non abbiamo la percezione della sua importanza. Cambiare questo modo di pensare e imparare la gestione del tempo è un passo fondamentale per ottenere risultati nella vita ed essere soddisfatti. Ci sono persone di mezza età che improvvisamente cambiano vita: lo fanno perché si sono rese conto che non stavano utilizzando al meglio il loro tempo.

Tutti hanno poco tempo e tutti vogliono risparmiare tempo, in particolare chi è un professionista o un imprenditore. La scarsa ottimizzazione del tempo ha ripercussioni non solo sulla vita lavorativa, sull’efficacia che abbiamo nel dirigere un’attività, ma anche nella vita personale e, in definitiva, sulla capacità di raggiungere il successo e i traguardi che ci siamo posti.

InBreve ti dà a disposizione uno strumento per risparmiare tempo senza perdere di efficacia. Leggere un MiniBook in 15 minuti dove sono riassunti i concetti chiave significa risparmiare sei-sette ore, il tempo che impiegheresti per leggere tutto il libro dovendo andare a spulciare tra le righe.

Gestione del tempo e degli obiettivi

Altro concetto di fondamentale importanza è la consapevolezza della scelta della gestione del tempo.

Quante volte voi stessi avete detto “non ho tempo”? Quante volte l’avete sentito dire da altri? “Vorrei andare in palestra, ma non ho tempo”, “vorrei leggere di più ma non ho tempo”, “vorrei stare di più con i miei figli, ma non ho tempo”, “vorrei aggiornarmi sul lavoro, ma non ho tempo”.

Sono scuse. Se lo dite, state mentendo a voi stessi.

Il tempo è una scelta.

Tutti abbiamo 24 ore al giorno a disposizione, ognuno sceglie come utilizzare quelle 24 ore. Ovviamente, nessuno ha il tempo per fare tutto, dunque ognuno sceglie cosa fare e cosa non fare. È difficile trovare una persona che non ha la possibilità di scegliere come utilizzare anche solo mezz’ora al giorno del proprio tempo, e in questi casi, quando davvero una persona non ha la libertà di scelta su nessun momento della sua giornata, il problema è ben più profondo dell’ottimizzazione del tempo.

Scegliere come gestire il tempo

La gestione del tempo è possibile perché c’è sempre la possibilità di scegliere come utilizzare, se non tutto, almeno una buona fetta del nostro tempo. Raccontare quindi a noi stessi che “non abbiamo tempo” ci porta a non vedere che il non avere il tempo di fare una cosa dipende dal fatto che abbiamo scelto di fare altro.

Non abbiamo il tempo per leggere perché abbiamo scelto di guardare la televisione, non possiamo aggiornarci sul lavoro perché preferiamo stare con i nostri figli, non possiamo stare con i nostri figli perché preferiamo lavorare fino alle 11 di sera.

Attenzione, ogni scelta è legittima.

È il nostro tempo, è la nostra vita, per cui ogni scelta è legittima, purché sia una scelta consapevole. Per migliorare la vita, molte volte, basterebbe fare scelte diverse sulla gestione del tempo.

Anche quando dobbiamo scegliere tra due cose a cui teniamo molto, l’essere consapevoli della scelta ci porterà a vivere la rinuncia con più serenità, sapendo per che cosa abbiamo rinunciato.

Perdere tempo

Secondo il Reader’s Digest l’adulto medio perde 16 ore all’anno a cercare le chiavi della macchina.

Un articolo di Business Marketing riporta che la disorganizzazione fa sprecare un’ora al giorno. Se ci fermiamo un istante ad analizzare la nostra giornata, questi non sono numeri che stupiscono.

Le persone che sprecano più tempo spesso sono proprio quelle che dicono di non avere tempo. Se ci pensate è logico, le stesse persone che non sanno gestire il tempo sono anche le meno consapevoli dell’uso che ne fanno.

Molto del tempo che “non abbiamo” ci sfugge tra le pieghe della cattiva organizzazione, delle distrazioni, delle conseguenze di cattive abitudini.

La gestione del tempo e delle energie permette di concludere il lavoro prima, aumentare la propria produttività e avere più tempo da dedicare ad attività fruttuose e piacevoli.

Nonostante fissare una tabella di marcia, darsi degli obiettivi giornalieri precisi e delle priorità siano metodi efficaci per diventare più produttivi, gli studi dimostrano che più della metà delle persone non pianifica.

Gestire il tempo, una questione di abitudini

Non è un problema di mancanza di volontà o di capacità, quello che manca è l’abitudine e la costanza nel cercare un sistema organizzativo che funzioni per noi.

Ognuno è diverso e un insieme di abitudini che funziona con una persona può fallire con un’altra.

Quando non siamo in grado di mettere in pratica un’abitudine, non ha molto senso punire noi stessi dicendoci che siamo pigri e incapaci di organizzarci, piuttosto dobbiamo cercare un sistema diverso con cui ci troviamo a nostro agio.

Imparare la gestione del tempo è capire come motivarci. Se sappiamo che tendiamo a distrarci con lo smartphone, prima di metterci al lavoro mettiamolo su silenzioso e appoggiamolo lontano dalla vista, magari in un’altra stanza. Se non riuscite a stare seduti a una scrivania per troppo tempo, quando è possibile andate fuori a sedervi su una panchina al sole e sfruttano un laptop per svolgere determinati lavori. Quello che funzionerebbe per uno, non funzionerebbe per un altro.

Capacità di gestione del tempo

Trovare la propria organizzazione giornaliera è una ricerca sottovalutata ma fondamentale, soprattutto per chi non lavora sotto a un capo che detta tempi e scadenze. Avere in mente un progetto a lungo termine non basta, dovete pianificare la giornata, così da darvi scadenze semplici e brevi.

Che sia in forma cartacea o elettronica poco importa, la gestione del tempo dev’essere pianificata per iscritto e messa in bella vista. L’elenco può essere impostato a scadenze orarie o a scadenze più lunghe a seconda delle esigenze, ma tenete a mente che le scadenze più brevi sono più facili da rispettare.

Se avete tutta la giornata a disposizione per svolgere un compito, vi prenderete tutta la giornata per portarlo a termine, se vi ponete un limite temporale, vi impegnerete per finire nel tempo stabilito.

Progetti impegnativi sembrano ostici se affrontati tutti in una volta, ma spaventano meno se suddivisi in piccoli moduli da lavorare uno alla volta.

Tecniche di gestione del tempo

Scegliete un sistema di gestione del tempo che tenga conto dei vostri livelli di attenzione lungo la giornata prevedendo compiti impegnativi quando siete più freschi, un sistema che non diventi esso stesso un lavoro: le soluzioni semplici sono le soluzioni migliori.

Bisogna anche metterci un po’ di furbizia e di buon senso. Molte persone fanno l’errore di partire dai compiti meno importanti per “toglierseli di mezzo” e finiscono per buttare tempo in questioni di poca importanza arrivando poi a fine giornata ormai stanchi e con poco tempo per fare la cosa più importante di tutte.

Dovete saper dire di no ed essere consapevoli delle priorità. Questo atteggiamento vi aiuterà a essere padroni del vostro tempo e a equilibrare il tempo speso sul lavoro con il tempo speso in famiglia. Se a volte non c’è tempo sia per il lavoro che per la famiglia, fate la vostra scelta di gestione del tempo. Il tempo più produttivo non è necessariamente quello passato a lavorare.

Procrastinazione, la criptonite dell’organizzazione del tempo

Procrastinare porta a mancare le scadenze e a rimbalzare da un’incombenza a un’altra senza portare nulla a compimento. Trovate la ragione che causa la procrastinazione, a volte è solo una questione di abitudine. Vi diamo alcuni spunti:

• Pensate alla soddisfazione e a quanto stress risparmierete completando il lavoro per tempo.
• Alla sera fate una lista di sei cose da fare per il giorno dopo. Numerate la lista partendo dal compito più importante o urgente. Il giorno dopo partite dal compito numero 1, i compiti che non riuscirete a terminare quel giorno saranno i compiti meno importanti e urgenti, che possono aspettare il giorno successivo. Questa è l’essenza della gestione del tempo.
• Alternate il compito logorante con un altro più piacevole o più facile.
• Premiatevi a ogni cosa fatta con un caffè o sgranchendovi le gambe.
• Spezzate un progetto complesso in piccoli segmenti.
• Mirate a un lavoro ben fatto senza pretendere la perfezione.
• Se possibile, delegate i lavori di routine.

Gestire il tempo con il multitasking?

Il multitasking è un concetto che affascina perché piace l’idea di fare più cose insieme per fare prima. Il multitasking è anche un’illusione. Salvo casi particolari, il multitasking porta a perdere tempo, non a guadagnarlo e causa una cattiva gestione del tempo.

Ad esempio, nell’attesa che bolla l’acqua per la pasta potete rispondere a un’email. Questa è un’ottimizzazione del tempo che ha un senso, ma il multitasking vero e proprio, quello in cui fate più cose contemporaneamente saltando dall’una all’altra è controproducente.

La ragione di questo sta nel come il nostro cervello funziona. Ogni volta che cambiate compito il vostro cervello deve riformulare i propri schemi e riadattarsi, cosa che comporta un investimento in tempo ed energie. Concentrandovi su un unico compito e passando al successivo solo quando il primo è portato a termine ottimizzate le vostre energie, saltando da un’attività all’altra vedrete parte delle vostre energie sprecate nei passaggi.

Un esercizio sul multitasking

Se non credete che il multitasking sia una cattiva per la gestione del tempo, fate un esperimento.

Scrivete il numero 1, poi il numero in caratteri romani (I), poi la prima lettera dell’alfabeto (a), poi scrivete il numero 2, lo stesso in caratteri romani (II) e la seconda lettera dell’alfabeto (b), poi il numero 3 e così via fino al 20. Cronometratevi e vedete quanto ci impiegate. Adesso cronometratevi mentre scrivete i numeri dall’uno al venti tutti di seguito, poi i numeri romani dall’uno al venti tutti di seguito e infine le prime venti lettere dell’alfabeto sempre di seguito.

Guardate il risultato sul cronometro del vostro cellulare e da domani lasciate stare il multitasking.

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