6 frasi da manager che è meglio evitare

Alcune delle tipiche frasi da manager sono inutili o dannose e andrebbero evitate. Il problema è che spesso queste frasi da manager vengono dette per abitudine, non ci rendiamo conto del loro reale significato e di cosa stiamo realmente comunicando.

Le riunioni sono un ottimo momento per i manager per aggiornare le persone su cosa sta accadendo, per discutere o fare brainstorming su una questione importante, o trovare la risposta a un. Le riunioni non sono solo utili per sollecitare idee o risolvere conflitti, ma possono anche essere utilizzate per migliorare la comunicazione all’interno del team. Sappiamo tutti però che le riunioni portano a buoni frutti solo se sono impostate correttamente: se i membri del team sono coinvolti nella conversazione. Se così non è, le riunioni possono diventare delle enormi perdite di tempo.

Ci sono delle cose che i manager dicono che rompono l’attenzione, la fiducia o disincentivano le persone a impegnarsi e a investire tempo ed energie nella ricerca di una soluzione. Alcune frasi portano inavvertitamente a una risposta negativa da parte del team, anche quando non era quella l’intenzione.

Una frase da manager da evitare: “Non darmi problemi, dammi soluzioni”

Adam Grant professore di psicologia alla Wharton School della University of Pennsylvania, ha descritto questa frase come una delle peggiori che un manager possa usare. Nonostante le evidenti buone intenzioni che stanno dietro questa frase da manager (cioè incoraggiare le persone ad essere attive e propositive), con questo approccio corri il grave rischio di portare la gente a non parlare mai dei problemi più difficili che non sanno ancora come risolvere. È meglio invece abbracciare l’idea che ci siano problemi che ancora non hanno soluzioni, perché questo incoraggia una cultura che accetta l’ignoto e che indaga nuove soluzioni.

È meglio incoraggiare la gente a definire i problemi a cui non hanno ancora trovato soluzioni e a esprimerli apertamente. In questo modo, il management può decidere l’ordine di priorità per la risoluzione di quei problemi e fornire aiuto, sia nella forma di mezzi che di personale. Se invece scoraggi i dipendenti a segnalare le difficoltà, rischi che i problemi vengano nascosti sotto il tappeto.

Chiedere di risolvere i problemi

Quando i dipendenti sollevano problemi, è possibile lavorare insieme per trovare soluzioni.

D’altra parte, anche se una frase da manager come “datemi soluzioni non problemi” non funziona, hai sempre l’esigenza di incoraggiare le persone a impegnarsi per trovare soluzioni e fare in modo che non depositino tutti i problemi più spinosi ai tuoi piedi. Devi fare in modo che i problemi vengano espressi, ma devi anche evitare che i dipendenti si limitino a lamentarsi dei problemi senza risolverli.

Devi mettere in chiaro che ti aspetti che le persone risolvano i problemi autonomamente, a meno che il tuo aiuto o la tua approvazione siano necessari. Se il tuo aiuto è necessario, devono esprimere il problema nella maniera più precisa possibile e proporre delle soluzioni. Dopodiché mettiti d’impegno per aiutare a risolvere il problema, ma solo facendo ciò che gli altri non possono o non riescono a fare.

Frasi da manager tipo “Ti chiamo io quando è il momento”, “ne parliamo un’altra volta”

La maggior parte dei dipendenti sa benissimo che queste frasi da manager servono per evitare una conversazione difficile o per comunicare in modo velato che il loro contributo non è ben accetto.

Può darsi che tu dica questa frase da manager per cercare di mantenere il discorso di una riunione in tema o per chiudere la conversazione su un’idea che non ritieni valida senza dire esplicitamente quel che pensi, ma così facendo rischi di demoralizzare le persone, che non si sentiranno ascoltate.

Da una parte hai la necessità di mantenere tutti coinvolti, dall’altra devi chiudere le porte ad argomenti e idee che non ritieni utili o in tema con il punto della conversazione.

È parte del ruolo del manager fare in modo che le riunioni siano un momento produttivo e per far questo devi assicurarti che siano mirate ed efficienti. Allo stesso tempo, la persona che oggi ha un’idea fuori luogo domani avrà un’idea intelligente, e se oggi non ascolti oggi quel che ha da dire rischi che domani non te lo dirà.

La soluzione per ovviare al problema

Un buon modo per risolvere il problema è di chiudere la conversazione quando non è il momento di parlare dell’argomento, ma sottolineare che vuoi sapere cosa quella persona pensa: la ragione per cui non vuoi ascoltare adesso non è che non sei interessato, ma che effettivamente non è il momento adatto. Finita la riunione, programma subito con quella persona un momento sul tuo calendario per ascoltarla.

Se invece non hai intenzione di prendere in considerazione l’idea, non essere evasivo dicendo frasi da manager tipo “ne parliamo un’altra volta” ma, con tatto, di’ chiaramente che non la ritieni valida. È importate in questo caso spiegare il tuo ragionamento e motivare con precisione il tuo rifiuto. Puoi anche lasciare la porta aperta spiegando che cosa la persona deve provare per convincerti che l’idea è valida. Il messaggio è “questa è la ragione per cui penso sinceramente che non possa funzionare, ma sono disposto a cambiare idea se mi porti le prove”.

La frase da manager “secondo me…”

Mentre è sicuramente importante che i manager abbiano voce in capitolo sulle azioni del loro team e che prendano posizione su questioni importanti, ciò che i manager dicono ha un peso maggiore rispetto all’opinione degli altri. Un buon manager quindi dovrebbe avere particolare attenzione che le sue parole siano supportate dai fatti. Dire una frase da manager che inizia con “secondo me…” equivale a nascondere il fatto che non hai scavato a fondo per capire se quello che pensi trova prova nei fatti e ti stai nascondendo dietro l’etichetta dell’opinione. È un po’ come dire “è solo la mia opinione”, ma non sarà mai solo la tua opinione, perché l’opinione del manager conta più di quella degli altri.

È parte del tuo ruolo definire lo standard di riferimento. Sei tu quindi la persona che deve fare più attenzione di tutti a giustificare le sue parole. Porta le prove che hai ragione, o perlomeno spiega qual è stato il ragionamento che ti ha portato a quella conclusione.

“Continua a fare quello che stai facendo”

Uno dei compiti più importanti del manager è fornire un feedback. Perché il feedback funzioni deve essere significativo e preciso in modo che aiuti le persone a dirigere le loro azioni in maniera migliore. La frase da manager “continua a fare quel che stai facendo” non è un feedback valido perché è troppo vago. Nessuno lo riterrà utile. Questo vale in particolare per le persone più ambiziose, che vogliono sinceramente migliorare e che cercano il feedback del manager come un utile strumento per notare miglioramenti possibili a cui loro non avevano pensato. Le persone più ambiziose vogliono critiche costruttive in modo da poter evolvere professionalmente.

Anche il feedback positivo è importante, ma “continua a fare ciò che stai facendo” non è un vero feedback, né negativo, né positivo. Un buon feedback positivo identifica ciò che funziona con precisione e poi invita la persona a utilizzare ciò che di buono sta facendo per migliorare ulteriormente la performance sia dell’individuo che del gruppo.

La frase da manager “Di che cosa dovremmo discutere oggi?”

Le riunioni sono costose. Se tu, incaricato di condurre la riunione, arrivi impreparato e senza materiale da discutere, stai sprecando il tempo tuo, e di tutti gli altri. Chiedere “di cosa dobbiamo parlare” è una frase da manager che nasconde una mancanza di preparazione.

Per condurre riunioni efficienti, il primo passo è determinare se hai davvero bisogno di una riunione. Non è raro scoprire che la riunione non è necessaria. Se è questo il caso, dovresti lasciare che le persone si concentrino sul loro lavoro e dovresti dedicare il tuo tempo in modo più produttivo. Il secondo passo è arrivare preparato. Devi sapere quali sono gli argomenti più importanti da toccare, quanto tempo dedicare a ciascun argomento e che tipo di risultato vuoi ottenere da quella riunione. Vuoi informare gli altri su cosa sta succedendo? Vuoi raccogliere informazioni? Vuoi dare un feedback? Vuoi stimolare la ricerca di soluzioni a un problema?

Sapere che cosa vuoi ti permette di utilizzare il tempo dedicato alle riunioni nella maniera più efficace possibile.

“Dobbiamo pensare fuori dagli schemi”

Non solo questa è una delle frasi da manager più banali che tu possa dire, ma nessuno sa cosa significhi! Uno dei modi in cui un manager può guidare il proprio team è quello di fornire un quadro di riferimento per come operare. Questo non può essere fatto attraverso frasi vuote che significano tutto e non significano niente. Devi dare dei riferimenti precisi e il più possibile pratici.

Quando incoraggi il gruppo a essere creativo, di solito l’approccio migliore è definire con precisione le aspettative lasciando la libertà di decidere come nello specifico raggiungere il risultato. Lo sforzo creativo deve essere legato a doppio filo agli obiettivi che poni.

Comunicare le aspettative

Alcune persone tendono a favorire la creatività a scopo artistico, altre ad essere immaginative a scopo di lucro. Incoraggia le persone che si posizionano con il loro atteggiamento ai due estremi a considerare anche l’altro lato della medaglia, in modo da trovare un equilibrio tra la ricerca dell’innovazione e lo sfruttamento delle risorse per trarne profitto. L’equilibro tra le due cose porta a creare un business che non sacrifica la sua evoluzione futura per produrre profitti sul breve termine e che allo stesso tempo non si lancia in progetti fantasmagorici perdendo di vista le necessità pratiche finanziarie del presente.

Se vuoi innovazione, non dire alle persone che devono essere innovative utilizzando frasi da manager vuote come “dobbiamo uscire dagli schemi”, ma crea una serie di incentivi che premino l’innovazione e puniscano la stagnazione. Ad esempio, se un dipendente propone un’idea, non scartarla solo perché è stata proposta da un ragazzo di vent’anni. Se un dipendete prova qualcosa di nuovo, non punirlo se poi la sua idea non funziona, altrimenti nessun altro oserà più prendere rischi e bloccherai l’innovazione.

Conclusione

Le tue parole sono importanti perché determinano le aspettative di tutti. Ogni volta che dici qualcosa pensa a quale messaggio vuoi trasmettere e quali sono le conseguenze delle indicazioni che stai dando. Quasi invariabilmente quando un manager si lamenta che i dipendenti non fanno ciò che dice è perché senza accorgersene ha creato un insieme di aspettative e di incentivi che contraddicono i suoi obiettivi espliciti. Le persone non seguono quello che dici a parole, ma quello che comunichi attraverso le azioni e attraverso il significato reale che si nasconde dietro la superficie delle parole. Quindi pensa sempre a cosa significa davvero ciò che dici e come quel significato influenzerà le azioni del gruppo.